一、核心岗位职责清单

  1. 职责一：协助经理制定并执行日常行政管理流程。
  2. 职责二：安排并协调会议及活动的日程安排。
  3. 职责三：整理并维护相关文档和文件档案。
  4. 职责四：处理日常邮件及通讯，确保信息及时传递。
  5. 职责五：支持部门内部及跨部门的沟通与协调。
  6. 职责六：准备和跟踪部门预算及财务报表。
  7. 职责七：负责办公环境的管理及物资采购。

二、职责与日常任务详细说明

职责一：协助经理制定并执行日常行政管理流程

  1. 每日检查并更新行政管理流程，确保符合公司政策。
  2. 协调各部门对行政流程的反馈，并进行讨论与改进。
  3. 主要协调部门：人力资源部、财务部。
  4. 工作成果：更新后的行政管理流程文件。

职责二：安排并协调会议及活动的日程安排

  1. 根据经理的日程，预定会议室并发送会议邀请。
  2. 准备会议资料和报告，确保与会人员提前获取信息。
  3. 主要协调部门：各相关业务部门、会议参与者。
  4. 工作成果：会议日程表、会议纪要。

职责三：整理并维护相关文档和文件档案

  1. 定期整理公司文件及档案，确保分类清晰、易于查找。
  2. 更新电子文档管理系统，确保文件备份。
  3. 主要协调部门：信息技术部、所有部门。
  4. 工作成果：整理完毕的档案及文件清单。

职责四：处理日常邮件及通讯，确保信息及时传递

  1. 及时检查并回复经理的邮件及重要通讯。
  2. 整理重要信息并转发给相关人员。
  3. 主要协调部门：各部门同事、外部客户及合作伙伴。
  4. 工作成果：处理完毕的邮件记录及通讯摘要。

职责五：支持部门内部及跨部门的沟通与协调

  1. 组织部门会议，确保信息的有效传递与问题的解决。
  2. 协调跨部门项目的沟通，确保各方信息同步。
  3. 主要协调部门：所有业务部门。
  4. 工作成果：会议记录、项目进度报告。

职责六：准备和跟踪部门预算及财务报表

  1. 协助经理收集各项费用数据，编制预算报表。
  2. 跟踪预算执行情况，定期向经理汇报。
  3. 主要协调部门：财务部。
  4. 工作成果：预算报告、财务报表。

职责七：负责办公环境的管理及物资采购

  1. 定期检查办公环境及设施，提出改善建议。
  2. 负责办公用品的采购及库存管理。
  3. 主要协调部门：后勤部、供应商。
  4. 工作成果：采购清单、办公环境维护记录。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

案例一：年度部门会议的筹备

  1. 背景与任务情境：公司每年召开一次部门总结会议，经理需汇报过去一年的工作成果并讨论未来目标。
  2. 岗位职责相关人员行动与步骤：经理助理负责会议的整体筹备，包括确定会议时间、预定会议室、准备会议材料，并与各部门沟通确认参与人员。
  3. 沟通协调内容：与人力资源部协调，确认员工出勤情况，与IT部门确认会议设备的可用性。
  4. 工作成果：成功组织会议，形成会议纪要并分发给参与人员，确保信息传达。

案例二：处理突发事件的应对

  1. 背景与任务情境：某天办公楼出现电力故障，影响到正常工作。
  2. 岗位职责相关人员行动与步骤：经理助理立即联系后勤部，协调技术人员进行故障修复，同时通知全体员工调整工作安排。
  3. 沟通协调内容：与后勤部、IT部门保持沟通，确保故障及时处理。
  4. 工作成果：及时解决电力故障，减少了对工作效率的影响，并向员工发送了信息更新。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

  1. 绩效考核维度：

    1. 工作成果的质量：文档整理的准确性及完整性。
    2. 完成时效：会议安排及预算准备的及时性。
    3. 沟通协调的有效性：各部门反馈的满意度。
    4. 工作量：处理邮件及文件的数量。

  2. 具体的考核指标与数据标准：

    1. 文件整理准确率达95%以上。
    2. 会议安排提前通知率达到100%。
    3. 预算编制的及时性在规定时间内完成。
    4. 部门满意度调查中获得80分以上。

  3. 表现优异的典型表现形式：

    1. 多次获得部门经理的表扬。
    2. 提供的工作成果在关键时刻帮助解决了重大问题。

五、关键行业或技术术语准确定义

  1. 行政管理流程：指公司内部针对行政事务的相关管理规范与操作步骤，包括文件处理、会议安排、预算管理等，目的是提高工作效率与规范化管理。
  2. 预算报表：财务管理工具，用于展示某一时期内的收入与支出预期，帮助企业进行财务规划与控制。