一、核心岗位职责清单

  1. 负责会议活动的整体策划与设计，确保活动主题与目的明确。
  2. 制定详细的活动预算，控制成本并确保资源合理利用。
  3. 协调与相关供应商的联系，确保场地、设备、餐饮等服务的顺利提供。
  4. 组织活动实施，确保各项准备工作按时完成并有效执行。
  5. 进行活动宣传与推广，确保目标受众的有效覆盖。
  6. 收集与分析活动反馈，撰写总结报告以评估活动效果。
  7. 与客户沟通，了解其需求并提供相应的解决方案。

二、职责与日常任务详细说明

  1. 负责会议活动的整体策划与设计

    1. 日常任务：确定活动目标、主题及主要内容，制定活动流程及时间表。
    2. 协调沟通：与客户、市场推广团队及业务部门进行初步沟通。
    3. 工作成果：策划方案文档，包括活动主题、时间、地点及参与人员名单。

  2. 制定详细的活动预算

    1. 日常任务：收集各项开支信息，编制预算表，进行成本分析与控制。
    2. 协调沟通：与财务部门沟通预算审批流程，与供应商确认费用。
    3. 工作成果：预算计划书，包含各项费用明细及预算控制策略。

  3. 协调与相关供应商的联系

    1. 日常任务：选择合适的供应商，进行谈判，签订合同，监督执行。
    2. 协调沟通：与场地管理、设备供应商、餐饮服务商等保持密切联系。
    3. 工作成果：合同文件及服务确认书，确保服务质量达到标准。

  4. 组织活动实施

    1. 日常任务：制定实施计划，安排现场布置及人员分工，进行现场管理。
    2. 协调沟通：与各部门（如技术支持、安保、现场服务）进行协调。
    3. 工作成果：活动实施进度报告及现场管理记录。

  5. 进行活动宣传与推广

    1. 日常任务：制定宣传方案，利用社交媒体、邮件等渠道进行宣传。
    2. 协调沟通：与市场营销团队合作，策划宣传内容与形式。
    3. 工作成果：宣传材料（海报、邮件模板）及宣传效果统计报表。

  6. 收集与分析活动反馈

    1. 日常任务：设计反馈问卷，进行数据收集与分析，撰写总结报告。
    2. 协调沟通：与参与者沟通，了解其意见与建议。
    3. 工作成果：活动总结报告，包含反馈分析及改进建议。

  7. 与客户沟通，了解其需求

    1. 日常任务：召开需求确认会议，记录客户需求，提供相应建议。
    2. 协调沟通：与客户服务团队保持联系，确保客户满意度。
    3. 工作成果：客户需求文档及沟通记录。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

案例一：大型企业年会策划

  1. 背景情境：某大型企业需要举办年度总结大会，目标为增强员工凝聚力。
  2. 工作任务：作为会议活动策划，负责确定会议主题、时间与地点，并设计会议流程。
  3. 具体操作：与企业高层沟通，了解其期望；根据预算选择合适的会议场地；与场地管理方沟通布置细节。
  4. 结果：成功举办年会，参会员工反馈良好，最终撰写报告总结会议成效。

案例二：产品发布会组织

  1. 背景情境：某科技公司推出新产品，计划组织发布会以吸引媒体和潜在客户。
  2. 工作任务：负责发布会的整体策划与执行，包括场地选择、嘉宾邀请及媒体宣传。
  3. 具体操作：与营销团队合作制定宣传方案，并联系相关媒体进行合作；现场管理确保活动顺利进行。
  4. 结果：发布会成功吸引大量媒体关注，产品销售后期显著提升，撰写总结报告以评估活动效果。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

  1. 策划与设计质量：通过客户满意度调查反馈，评价策划方案的符合度与创新性。考核指标：客户满意度≥85%。
  2. 预算控制能力：对比实际支出与预算，考核是否在预算范围内执行。考核指标：实际支出不超过预算的10%。
  3. 供应商管理效果：通过供应商服务质量反馈，评估供应商的响应速度与服务质量。考核指标：供应商满意度≥80%。
  4. 活动参与度：统计参与人数与目标人数的比率，评价活动的吸引力。考核指标：参与人数≥目标人数的90%。
  5. 反馈分析能力：完成活动总结报告的及时性与反馈分析的有效性。考核指标：总结报告在活动后10天内提交，并包含具体改进建议。

五、关键行业或技术术语准确定义

  1. 会务会展：指的是组织和举办会议、展览等活动的综合性工作，涉及策划、实施、管理等多个环节。
  2. 预算控制：在活动策划中，对各项费用进行合理规划与管理，确保不超支并有效利用资源。
  3. 供应商管理：指在活动策划中选择、协调、评估与供应商的合作，确保所需服务的顺利进行。
  4. 反馈分析：在活动结束后，通过收集参与者的意见与建议，对活动效果进行评估和总结。