一、核心岗位职责清单

  1. 组织策划：制定会议活动的整体策划方案与预算。
  2. 供应商管理：选择并管理会议活动所需的供应商与合作伙伴。
  3. 现场执行：协调会议活动现场的布置、设备安装及人员安排。
  4. 参与者管理：负责会议活动参与者的注册、接待及信息沟通。
  5. 反馈收集：收集与分析参与者对会议活动的反馈信息。
  6. 成本控制：监控会议活动的费用支出，确保在预算范围内完成。

二、职责与日常任务详细说明

  1. 组织策划

    1. 具体任务：根据客户需求制定会议活动的详细策划方案，明确会议主题、时间、地点及预算。
    2. 协调部门：与营销、财务及法律合规部门沟通，确保方案符合公司战略和合规要求。
    3. 交付物：策划方案文档，包括活动流程、时间表及预算表。

  2. 供应商管理

    1. 具体任务：调查并选择合适的场地、设备、餐饮、交通等供应商，进行谈判并签订合同。
    2. 协调部门：与采购部门沟通，确保合同条款符合公司政策。
    3. 交付物：供应商合同及报价单，确保所有供应商按时提供服务。

  3. 现场执行

    1. 具体任务：根据策划方案指导现场布置，确保设备正常运行，安排志愿者及工作人员的分工。
    2. 协调部门：与技术支持、安保及服务团队沟通，确保现场活动顺利进行。
    3. 交付物：现场布置检查表、人员安排表及设备使用记录。

  4. 参与者管理

    1. 具体任务：负责会议参与者的注册工作，确认参与者信息，安排接待及会议资料的分发。
    2. 协调部门：与IT部门协调，确保在线注册系统的正常运行。
    3. 交付物：参与者名单、签到表及会议资料包。

  5. 反馈收集

    1. 具体任务：设计并实施反馈调查，收集参与者对活动的满意度和建议。
    2. 协调部门：与市场部合作，分析反馈数据并撰写总结报告。
    3. 交付物：反馈调查结果分析报告，包含参与者的满意度评分及改进建议。

  6. 成本控制

    1. 具体任务：跟踪会议活动的实际支出，定期更新预算报告，识别超支风险并采取措施。
    2. 协调部门：与财务部门沟通，确保所有支出符合预算要求。
    3. 交付物：预算执行报告，包含支出明细及分析。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

  1. 案例一：国际会议组织

    1. 背景情境：某国际公司计划在上海召开年度会议，预计参与者为500人，涉及多个国家的客户。
    2. 工作问题：需在三个月内完成策划与执行。
    3. 操作步骤：首先，与客户进行需求沟通，制定详细的会议方案和预算。选择合适的会议场地并与供应商进行谈判，确保符合国际标准。现场执行时，协调技术团队确保翻译设备正常运作，并在会议期间进行现场管理。最终，收集参与者的反馈并撰写总结报告。
    4. 交付成果：成功举办会议，参与者反馈满意度高，会议后总结报告显示费用控制在预算范围内。

  2. 案例二：企业年会筹备

    1. 背景情境：某企业计划在北京举办年度总结会，参与人数约200人。
    2. 工作问题：需设计年会主题并确保活动流程顺畅。
    3. 操作步骤：组织策划团队进行创意头脑风暴，制定活动流程图。选择供应商并签订合同后，安排现场布置和娱乐节目。现场执行中，确保所有环节按时进行，及时解决突发问题。会后收集参与者意见，进行数据分析。
    4. 交付成果：年会顺利完成，参与者反馈积极，最终呈交的总结报告和成本控制报告获得公司高层认可。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

  1. 绩效考核维度：

    1. 成果质量：会议活动的成功率和参与者的满意度。
    2. 完成时效：各阶段任务的按时完成情况。
    3. 成本控制：实际支出与预算的对比情况。

  2. 具体考核指标：

    1. 参与者满意度达到80%以上。
    2. 所有主要任务按时完成，时间偏差不超过10%。
    3. 实际支出控制在预算的90%以内。

  3. 表现优异的典型形式：如成功举办大型国际会议且参与者反馈良好，或者在预算内实现创新活动策划。

五、关键行业或技术术语准确定义

  1. 会议活动执行：指的是负责会议、展览或其他活动的整体管理与实施，包括策划、组织、协调及反馈等全过程。
  2. 供应商管理：指在活动策划中选择、评估和管理各种外部服务提供商的过程，以确保活动的顺利进行。
  3. 反馈分析：通过收集与分析参与者的意见，评估活动的成功程度及潜在改进点的过程。