一、核心岗位职责清单

职责一：整理与维护公司文件及档案管理系统。
职责二：协调日常会议安排与会议记录整理。
职责三：处理日常行政事务及传递公司内部信息。
职责四：支持人力资源部门进行员工入职与离职手续办理。
职责五：协助财务部门进行日常报销及费用审核。
职责六：管理办公用品采购及库存维护。

二、职责与日常任务详细说明

职责一：整理与维护公司文件及档案管理系统。

日常任务与步骤：
1. 定期检查文件归档情况，确保文件按照规定分类存档。
2. 使用文档管理软件更新电子档案，保证信息的准确性与完整性。
3. 定期备份重要文件，防止数据丢失。
协调沟通：
1. 与各部门沟通，了解文件需求与使用情况，确保文档的及时更新。
具体工作成果：
1. 完整的文件管理系统及归档清单。

职责二：协调日常会议安排与会议记录整理。

日常任务与步骤：
1. 根据部门需求安排会议时间、地点，并通知与会人员。
2. 记录会议要点，整理会议纪要，并在会后分发给相关人员。
协调沟通：
1. 与会议参与者沟通，确认会议时间及议程。
2. 与行政部门协调会议室的预定与布置。
具体工作成果：
1. 会议纪要及与会人员反馈汇总。

职责三：处理日常行政事务及传递公司内部信息。

日常任务与步骤：
1. 处理员工的日常行政请求，如请假、报销等，进行有效信息传递。
2. 定期更新企业公告，确保所有员工及时收到重要通知。
协调沟通：
1. 与人力资源部门沟通，了解员工需求与问题处理情况。
具体工作成果：
1. 完整的行政事务处理记录及内部通知文件。

职责四：支持人力资源部门进行员工入职与离职手续办理。

日常任务与步骤：
1. 收集新员工的入职资料，准备相关文件与培训安排。
2. 办理离职员工的手续，确保所有相关流程顺利完成。
协调沟通：
1. 与人力资源部门合作，确保手续的及时性与合规性。
具体工作成果：
1. 新员工入职手册及离职手续办理清单。

职责五：协助财务部门进行日常报销及费用审核。

日常任务与步骤：
1. 收集并审核员工报销凭证，确保报销的合规性。
2. 编制报销清单，协助财务进行费用统计。
协调沟通：
1. 与财务部门保持沟通，确认报销流程及相关要求。
具体工作成果：
1. 完整的报销记录及审核报告。

职责六：管理办公用品采购及库存维护。

日常任务与步骤：
1. 定期检查办公用品库存，记录物品使用情况。
2. 与供应商沟通，进行办公用品的采购与确认。
协调沟通：
1. 与各部门沟通，了解办公用品需求及使用情况。
具体工作成果：
1. 办公用品采购清单及库存管理记录。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

案例一：会议安排与记录

背景与任务：某部门需要召开季度工作总结会议，计划讨论未来工作方向与目标。
行动与步骤：文员根据部门经理的需求，提前安排会议时间，并与参与人员确认出席情况。会议当天，文员负责记录会议纪要，关注讨论的关键点与决策。会后，将整理好的会议纪要分发给所有与会人员，并收集反馈。
沟通协调：文员需与部门经理及参与者保持沟通，确保所有人对会议内容有一致理解。
工作成果：最终交付的会议纪要及参与人员反馈汇总，确保信息的透明与可追溯性。

案例二：员工入职手续办理

背景与任务：公司迎来一名新员工，需要办理入职手续。
行动与步骤：文员收集新员工的个人资料，准备入职培训材料，并安排培训时间。入职当天，文员协助新员工完成所有入职手续，确保新员工了解公司的规章制度及相关流程。
沟通协调：需与人力资源部门紧密合作，确保新员工的入职流程顺利进行。
工作成果：整理好的新员工入职手册及完备的入职手续记录。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

绩效考核维度：通常包括文件管理准确性、会议安排的及时性、行政事务处理效率、员工入职及离职手续的顺利程度、报销审核的准确性及办公用品管理的有效性。
具体考核指标：
1. 文件归档准确率达到95%以上。
2. 会议安排提前通知率达到100%。
3. 行政事务处理及时率达到90%以上。
4. 新员工入职手续办理及时率达到100%。
5. 报销审核错误率低于5%。
6. 办公用品库存准确率达到98%以上。
表现优异的典型表现形式：高于考核标准的工作成果、积极主动的沟通与协调能力、稳定的工作质量与效率。

五、关键行业或技术术语准确定义

档案管理系统：指用于创建、维护、存储和检索企业内部文件及档案的系统，通常包括纸质文件和电子文件的管理，旨在提高文件查找效率和信息安全性。
会议纪要：指在会议过程中记录的主要内容与讨论结果的文档，通常包括会议时间、地点、参与者、讨论要点及决策等信息，是会后跟踪与落实的依据。
报销凭证：指员工在工作中产生费用时，向公司申请报销时需要提交的相关收据或发票，通常需要经过审核以确保费用的合法合规性。

工作职责