行政经理/主管(行政)岗位职责与任务说明

一、核心岗位职责清单

  1. 职责一：制定与实施公司行政管理政策与流程，确保符合企业战略目标。
  2. 职责二：协调与管理公司各部门间的行政事务，提升整体工作效率。
  3. 职责三：负责公司办公环境及设施的维护与管理，确保安全与舒适。
  4. 职责四：编制并管理行政预算，控制成本并优化资源配置。
  5. 职责五：组织与实施公司各类会议及活动，确保顺利进行。
  6. 职责六：监督公司文档管理，确保信息的安全与保密性。
  7. 职责七：负责行政团队的招聘、培训与绩效管理，提升团队整体素质。

二、职责与日常任务详细说明

  1. 职责一：制定与实施公司行政管理政策与流程，确保符合企业战略目标。

    1. 日常任务：分析公司运营需求，收集各部门反馈，制定并修订行政管理政策。通过定期的政策审查会议，确保政策的有效性与适应性。
    2. 协调部门：人力资源部、财务部、各业务部门。
    3. 交付物：行政管理政策手册、流程图、年度政策审查报告。

  2. 职责二：协调与管理公司各部门间的行政事务，提升整体工作效率。

    1. 日常任务：定期召开跨部门协调会，收集不同部门的需求与问题，制定解决方案并跟踪执行结果。
    2. 协调部门：所有业务部门、项目管理部。
    3. 交付物：会议纪要、问题解决方案、跟踪记录表。

  3. 职责三：负责公司办公环境及设施的维护与管理，确保安全与舒适。

    1. 日常任务：定期检查办公环境与设施，制定维护计划，协调供应商进行必要的维修与保养。
    2. 协调部门：后勤支持部、供应商。
    3. 交付物：办公设施维护计划、检查报告、维修记录。

  4. 职责四：编制并管理行政预算，控制成本并优化资源配置。

    1. 日常任务：根据公司需求与历史数据，编制年度行政预算，定期监控预算执行情况，提出调整建议。
    2. 协调部门：财务部、各业务部门。
    3. 交付物：年度预算报告、预算执行分析报告。

  5. 职责五：组织与实施公司各类会议及活动，确保顺利进行。

    1. 日常任务：确定会议议程与参与人员，协调场地、设备、材料准备，会议后进行总结与反馈。
    2. 协调部门：所有业务部门、外部合作方。
    3. 交付物：会议策划方案、会议总结报告、参与人员反馈意见。

  6. 职责六：监督公司文档管理，确保信息的安全与保密性。

    1. 日常任务：制定文档管理制度，组织文档分类与存档，定期检查文档安全性与保密措施。
    2. 协调部门：法律事务部、IT部。
    3. 交付物：文档管理制度手册、存档记录与检查报告。

  7. 职责七：负责行政团队的招聘、培训与绩效管理，提升团队整体素质。

    1. 日常任务：制定招聘计划，组织面试与培训，定期评估团队成员的绩效，制定提升计划。
    2. 协调部门：人力资源部、各业务部门。
    3. 交付物：招聘计划、培训材料、绩效评估报告。

三、典型工作场景或真实案例举例说明

  1. 案例一：年度行政预算的编制与优化

    1. 背景：公司年度预算编制时间到来，行政部门需提供相应的预算。
    2. 工作问题：前一年预算执行中发现部分费用超支，需找出原因并优化。
    3. 操作步骤：行政经理组织跨部门会议，收集各部门对预算的需求及反馈。分析前一年预算执行情况，制定出合理的预算方案并提交给财务部审议。
    4. 沟通协调：与各部门负责人进行深入沟通，确保各项需求的准确传达与理解。
    5. 工作成果：最终形成的年度行政预算报告，经过审议后获得批准，并在执行中有效控制了成本。

  2. 案例二：公司大型年会的组织与实施

    1. 背景：公司计划举办年度总结大会，需保证活动顺利进行。
    2. 工作问题：面临时间紧迫、场地与设备协调难度大等问题。
    3. 操作步骤：行政主管制定详细的活动策划方案，明确会议议程、场地安排、设备需求。与后勤支持部沟通，确认场地与设备的可用性，并协调外部供应商提供支持。
    4. 沟通协调：与各部门沟通活动参与人员，确保信息及时传达。
    5. 工作成果：年会成功举办，参与人员反馈积极，最终形成的总结报告为后续活动提供了宝贵的参考。

四、职责衡量方式与绩效考核标准说明

  1. 职责一：制定与实施公司行政管理政策与流程

    1. 考核维度：政策有效性与执行率。
    2. 指标：政策修订次数、执行反馈满意度。

  2. 职责二：协调与管理公司各部门间的行政事务

    1. 考核维度：跨部门沟通效率。
    2. 指标：问题解决时效、部门满意度调查结果。

  3. 职责三：负责公司办公环境及设施的维护与管理

    1. 考核维度：设施维护情况与安全性。
    2. 指标：安全隐患检查次数、设施故障率。

  4. 职责四：编制并管理行政预算

    1. 考核维度：预算执行率与成本控制。
    2. 指标：实际支出与预算差异、成本节约比例。

  5. 职责五：组织与实施公司各类会议及活动

    1. 考核维度：活动组织效果与参与度。
    2. 指标：参与人数、满意度调查结果。

  6. 职责六：监督公司文档管理

    1. 考核维度：文档管理规范性与安全性。
    2. 指标：文档丢失率、合规检查结果。

  7. 职责七：负责行政团队的招聘、培训与绩效管理

    1. 考核维度：团队建设效果与人员流失率。
    2. 指标：团队培训合格率、员工留存率。

五、关键行业或技术术语准确定义

  1. 行政管理：指对公司内部事务的组织、计划、协调与控制，旨在提高工作效率与环境安全。
  2. 预算编制：指在一定时间内根据公司战略及需求，对各项支出进行预测与规划的过程。
  3. 文档管理：指对企业内部各类文件进行有效分类、存储、检索与保密的管理活动，以确保信息安全与有效利用。